Archivní a skartační řád

Článek 1
Část všeobecná

  1. Archivní a skartační řád (dále jen řád) je vnitřní předpis, který stanoví základní pravidla a upravuje postup při vyřazování písemností (skartačním řízením), došlých Svazu knihovníků a informačních pracovníků ČR (dále jen SKIP) nebo vzešlých z její vlastní činnosti. Je závazný pro předsednictvo výkonného výboru, výkonný výbor (VV) SKIP, regiony SKIP, sekce SKIP a dozorčí orgány SKIP.

  2. Archivní písemnosti VV SKIP a sekcí SKIP se archivují v Národním archivu, archivní písemnosti jednotlivých regionů v oblastních archivech.

  3. Skartační řád SKIP se řídí zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů a zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví.

  4. Účelem řádu je zajistit bezpečné zachování archivního bohatství budoucím generacím.

Článek 2
Vymezení základních pojmů

  1. Původce – každý, z jehož činnosti dokument vznikl. Za dokument vzniklý z činnosti původce se považuje rovněž dokument, který byl původci doručen nebo předán.

  2. Dokument – každá písemná, obrazová, zvuková nebo jinak zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové nebo digitální, která byla původcem (SKIP) vytvořena nebo byl původci (SKIP) doručena.

  3. Archiválie – dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií.

  4. Skartační řízení – proces, při němž se vyřazují písemnosti, jimž uplynula doba stanovená pro uchovávání a jež jsou pro činnost SKIP nepotřebné. Procesem skartačního řízení dochází k oddělení písemností trvalé hodnoty, tj. archiválií, od dokumentů určených ke zničení.

  5. Skartační lhůta – doba vyjádřená počtem let, během níž musí být dokument uložen u původce (SKIP).

  6. Skartační znak – skartační znak je označení dokumentu, podle něhož se dokument posuzuje ve skartačním řízení, tj. udává dokumentární hodnotu písemností:

    1. A – archiválie – označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k uložení do archivu

    2. S – skartace – označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení

    3. V – označuje dokument, u něhož nelze v daném okamžiku určit, zda patří do skupiny A nebo S. Při skartačním řízení bude znovu posouzen.

  7. Skartační plán – schéma pro označování a ukládání vyřízených a vyhotovených dokumentů a uzavřených spisů s uvedením skartačních znaků a lhůt. Skartační plán tvoří přílohu č. 1 tohoto skartačního řádu.
  8. Skartační návrh – písemný návrh na vyřazení písemností, jejichž skartační lhůty uplynuly. Jeho součástí je seznam písemností, navrhovaných ke skartaci, rozdělený do skupin A a S.
  9. Skartační protokol – protokol o skartačním řízení. Obsahuje záznam příslušného archivu o provedené revizi skartačního řízení a o konečném rozhodnutí o způsobu naložení s písemnostmi.
  10. Skartační povolení – formulář vydávaný příslušným archivem pověřeným dozorem nad vyřazováním písemností dané instituce, na jehož základě je možno vyřazené písemnosti odevzdat ke zničení.

Článek 3
Skartační řízení – postup

  1. Skartační řízení se provádí pravidelně v termínech dohodnutých mezi SKIP a příslušným archivem. Pro VV SKIP a sekce SKIP je příslušným archivem Národní archiv v Praze, pro regiony SKIP příslušné oblastní archivy. Bez skartačního řízení nelze žádné písemnosti ničit nebo předávat do sběru.

  2. Místně příslušné archivy pro jednotlivé regiony:

  3. Předarchivní péče – evidence, označení skartačními znaky a lhůtami a jejich přehledné uložení (nejlépe v archivních krabicích).

  4. Skartační řízení se zahajuje u písemností, které ztratily provozní hodnotu a jejichž skartační lhůty uplynuly.

  5. Vyhotovení a odeslání skartačního návrhu – seznam písemností S navržených ke zničení a seznam A určených k předání do archivu. Skartační návrh podepisuje předseda.

  6. Archiv udělí skartační povolení ke zničení a k archivaci.

  7. Po obdržení skartačního povolení zajistí původce (SKIP) odborné a spolehlivé zničení dokumentů, které nebyly vybrány za archiválie tak, že dokumenty v analogové podobě znehodnotí do podoby znemožňující jejich rekonstrukci a identifikaci obsahu. Písemnosti typu A jsou předány do archivu.

  8. Archivace webových stránek SKIP je zajištěna smlouvou mezi SKIP a Národní knihovnou ČR.

Článek 4

Za řádné provedení skartačního řízení podle tohoto skartačního řádu odpovídá předseda SKIP a předsedové sekcí a regionů.

Článek 5

Tento Archivní a skartační řád nabývá účinnosti 1. 12. 2019.

V Praze dne 13. 11. 2019 Mgr. Roman Giebisch, Ph.D. v.r.

Předseda SKIP

Skartační plán SKIP

 

Skartační znak

Lhůta

Řízení a organizace

 

 

stanovy SKIP, jednací řád SKIP

A

5

výroční zprávy

A

5

zápisy ze schůzek výborů

A

5

zprávy dozorčí komise

A

5

směrnice a metodické pokyny SKIP

A

5

hospodářské smlouvy SKIP, licence, nájemní smlouvy, dohody o spolupráci

A

10

organizační řád, provozní řád

A

5

soudní řízení, rozsudky

A

10

závažná korespondence (se zahraničím, s orgány a úřady)

A

5

závažné cestovní a studijní zprávy ze zahraničí

A

5

závažné cestovní a studijní zprávy tuzemské

A

5

ostatní korespondence a písemnosti

S

3

skartační a archivní řády

A

5

registrace na úřadech

A

5

podpisové vzory

S

5

zápisy z valných hromad

A

5

usnesení valných hromad, volby

A

5

zprávy komisí

A

5

 

 

 

Hospodářská agenda

 

 

Finanční řád

A

5

příspěvky

S

5

daně

S

5

zprávy a výsledky kontrol

A

5

korespondence s FÚ

V

5

zprávy o hospodaření

A

5

účetní doklady

S

5

dohody o provedení práce a dohody o provedení činnosti

S

5

knihy faktur

S

5

revizní zprávy

A

5

zprávy o vedení účetnictví

A

5

peněžní deník

S

5

zápisy z inventur

S

5

knihy cenin

S

5

peněžní deník

S

5

výkazy odměn

S

5

účetní osnova

S

5

ostatní doklady

V

5

návrh rozpočtu

S

5

objednávky

S

5

 

 

 

Dotace, granty

 

 

žádosti o dotace

S

5

závěrečné zprávy

A

5

ostatní písemnosti související s agendou

V

5

 

 

 

Odborné činnosti

 

 

kroniky

A

10

pamětní knihy

A

20

propagační materiály SKIP (PF, plakáty, záložky, letáky)

A

5

plán činností

S

5

programy akcí (valné hromady, odborné semináře apod.)

A

5

pozvánky na akce

S

5

ostatní písemnosti související s agendou

V

5

fotografie, zvukové záznamy, video

V

5

celostátní akce, např. Noc s Andersenem, Knížka pro prvňáčka

A

5

webová stránka SKIP

A

 
     

Zahraniční styky

 

 

zásady účasti na zahraničních cestách SKIP

A

5

zprávy ze zahraničních cest

A

5

zápisy z porad zahraniční komise

A

5

ostatní písemnosti související s agendou zahraničních cest

V

5

 

 

 

Členství v jiných organizacích

 

 

příspěvky (IFLA, EBLIDA apod.)

S

5

stanovy, aktivity (IFLA, EBLIDA apod.)

V

5

Členství a spolupráce s partnery, např. SPOV ČR, SMO ČR, AK ČR, IBBY, Modrý štít, Čtení pomáhá

V

5
     

Členská základna

 

 

seznamy členů individuálních

A

10

seznamy členů kolektivních

A

10

 

 

 

Publikační činnost SKIP

 

 

Bulletin SKIP

A

5

smlouvy, registrace pro Bulletin SKIP

A

5

ostatní publikované materiály mimo Bulletin

A

5

ediční plán

S

5